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 COME ORGANIZZARE UN ORDINE COLLETTIVO 
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Iscritto il: 12/06/2011, 13:23
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Chiunque può organizzare un ordine collettivo purché rispetti le seguenti regole:

- essere registrato al Forum
- essersi presentato nell'apposita sezione "PRESENTAZIONI"
- essere un utente attivo con almeno 100 messaggi postati
- essere registrati al forum da minimo 2 mesi
- si può organizzare al massimo 1 ordine collettivo alla volta

Chi decide di ORGANIZZARE UN ORDINE COLLETTIVO si assume la responsabilità di portarlo a termine fino in fondo in tutte le sue parti, come scritto di seguito.
Organizzare un ordine collettivo richiede il massimo impegno, attenzione, serietà e la necessità di seguire giornalmente cosa accade fino alla chiusura.

OGNI OC (ORDINE COLLETTIVO) HA DELLE TEMPISTICHE DA RISPETTARE SCRUPOLOSAMENTE

PROPOSTA D’ORDINE
prima di partire con l’OC devono passare minimo 7 giorni dalla sua apertura, massimo 2 mesi.

ORDINE COLLETTIVO
la raccolta liste deve durare minimo 7 giorni, massimo 3 settimane.

RACCOLTA SOLDI
la raccolta soldi deve durare minimo 7 giorni feriali e, importante, non deve concludersi nel Week End. In questo caso va prolungata fino al martedì successivo.

ORDINE
l’ordine va fatto in massimo 2-3 giorni.

DIVISIONE DEGLI INGREDIENTI

CONSEGNA
il primo giorno disponibile per le partecipanti o per posta entro una settimana.


APPROFONDIMENTI
- Una volta stabilite le date e aperto l'OC queste non possono essere modificate a piacimento. Eventuali cambiamenti devono avere una buona motivazione e devono essere accordati da una moderatrice della sezione OC che darà l'ok dopo aver avuto conferma dall'Amministratrice oppure chi organizza l'OC può contattare direttamente l'Amministratrice stessa attraverso la comunicazione via MP.
- I giorni delle scadenze sono da considerarsi ancora validi fino alla mezzanotte dell’ultimo giorno.
- Tutti gli Ordini Collettivi non devono superare la cifra massima totale di € 600,00 (spese di spedizione incluse).
Questa cifra va divisa equamente tra le partecipanti, indipendentemente dal numero. Va da sé che più sono le partecipanti e meno è la cifra sfruttabile per ognuna, quindi è sempre consigliabile un OC a numero chiuso su prenotazione.
In caso di partecipanti superiori al numero stabilito è possibile organizzare un OC parallelo, gestito da un'altra persona (che dovrà comunque rispettare le regole standard degli OC, ovvero PROPOSTA D'ORDINE, dopo minimo una settimana si apre l'OC e così via..).
- In caso si sia interessate ad un OC ma non si desidera occuparsene si può postare la richiesta in questa discussione: CERCASI ORGANIZZATRICE DI OC. Dopodichè, una volta trovata l'organizzatrice si procederà come da regolamento con la PROPOSTA D'ORDINE.
Tali richieste saranno accettate solo nella suddetta discussione, non in altre sezioni o discussioni.
- E' vietato in assoluto organizzare OC in privato all'interno del Forum via MP o altro. Chi viene sorpreso verrà bannato a vita.

Per ulteriori approfondimenti leggere le FAQ in fondo alla pagina dove vengono analizzati i più comuni problemi in merito ad un OC e le relative soluzioni.


-------------------------------------- STEP OBBLIGATORI E INFO PER ORGANIZZARE UN OC --------------------------------------


APRIRE LA PROPOSTA D'ORDINE
1.a Per poter aprire un OC è preferibile possedere una bilancina di precisione (per le divisioni) e una carta POSTE PAY. I pagamenti infatti verranno raccolti in questo modo e se la si collega al conto ondine è sarà facile anche controllare i pagamenti ricevuti. Per informazioni sulla carta andate sul sito delle Poste Italiane o recatevi agli Uffici Postali più vicini. Esistono anche altre carte prepagate, ma sono sconsigliate perché fanno pagare una tassa di percentuale sulle transazioni.
In caso di pagamento diverso dalla carta POSTE PAY (PayPal, Bonifico, o altro..) va specificato già nella proposta cosicché le utenti possano decidere se partecipare o meno.
1.b Il primo passo che deve fare la persona che intende organizzare un OC è quello di aprire una discussione di “proposta d’ordine” nella sezione “SEZIONE DI APPOGGIO AGLI ORDINI COLLETTIVI”.
1.c Il titolo della proposta deve avere un titolo esplicativo e essere scritto in MAIUSCOLO ad es: PROPOSTA D’ORDINE AROMAZONE.
1.d Sotto questa discussione chi è interessato può dichiarare la sua adesione SENZA INSERIRE ALCUNA LISTA, E SENZA FARE DIVISIONI ma solo dicendo di voler partecipare.
1.e Se l’OC è a numero chiuso, o solo per utenti di una determinata zona va specificato nel testo della proposta in modo chiaro e leggibile. Se a numero chiuso l’organizzatrice dovrà poi scrivere, man mano che arrivano le adesioni, i posti assegnati, ad es:

1- linda22
2- Mariolina
3-…

1.f Questa discussione, oltre che per le adesioni, serve per fare domande o scambiarsi informazioni in merito al sito e/o ai prodotti per saperne di più, stabilire i tempi vari di gestione dell’ordine, avere info sui metodi di versamento dei soldi di chi organizza o decidere se accettare o meno partecipanti fuori zona alle quali rispedire i suoi prodotti (calcolando ovviamente le spese di spedizione aggiuntive).
1.g Il numero delle partecipanti non è fisso, questo infatti dipende da molti fattori, come ad esempio se sono sufficienti per ammortizzare le spese di spedizione, se si ha fretta di ordinare o si sceglie di aspettare nuovi consensi o altro, ma la cifra totale dell’intero OC non deve superare i € 600,00.
1.h Se non ci sono adesioni da parte delle utenti l'ordine non può essere aperto.
1.i Non è permesso aprire una PROPOSTA D'ORDINE con il solo scopo di chiedere se qualcuno è disposto ad organizzare l'OC.
Chi apre la proposta quindi sarà la persona che intende procedere con l'ORDINE COLLETTIVO.
1.l La proposta ha validità 2 mesi. Se entro questo periodo non si è in procinto di passare all’OC la proposta verrà chiusa.



APRIRE L'ORDINE COLLETTIVO
2.a A questo punto, la persona che ha aperto la PDO (Proposta d’Ordine) può aprire la discussione dell’ordine vero e proprio nella sezione "ORDINI COLLETTIVI" scrivendo nel titolo ovviamente il nome del sito dove si andrà ad acquistare ma aggiungendo la data corrente, es: ORDINE AROMAZONE 13/04/2011.
2.b Questa data poi sarà da aggiungere al titolo della discussione precedente su “SEZIONE DI APPOGGIO AGLI ORDINI COLLETIVI”, in questo modo sarà più facile per le partecipanti collegare le due diverse discussioni ad un unico OC.
Per aggiungere la data al vecchio titolo usa la funzione "modifica", e se non sai come fare leggi qua.
2.c Questa sarà la discussione dove pubblicare le liste. SOLO LE LISTE, non commenti, domande o chiarimenti, che saranno invece postate nella discussione di “Proposta D’ordine” (quella del punto 1)
2.d La discussione di apertura dell’ordine deve essere strutturata nel seguente modo:

Fare copia e incolla nel post modificando aggiungendo i link come richiesto:

IN QUESTA DISCUSSIONE VANNO POSTATE SOLO LE LISTE.
PER DOMANDE O ALTRO CRIVETE IN QUEST'ALTRA PAGINA (qui inserire il link della pagina di “proposta d’ordine”) Guarda l’esempio

A sua volta, nella discussione di appoggio creata nella sezione "SEZIONE DI APPOGGIO AGLI ORDINI COLLETTIVI" modificate il post e inserire in alto:

PAGINA DOVE CONSEGNARE LE LISTE: qui inserire il link della pagina dell'ordine collettivo) Guarda l’esempio

2.e Di seguito poi scrivere le info varie dell’ordine secondo questo schema prestabilito
(fai copia e incolla nel tuo post modificando i dati in nero con quelli del tuo ordine):

Città: Roma
Sito: Aromazone ( trasformare il nome del rivenditore nel link del sito e specificare le spese di spedizione)
Pagamento:(che sarebbe il metodo con il quale le partecipati all'ordine ti verseranno la loro quota) Postepay (oppure Paypal, o bonifico) i dati possono essere scritti qui o mandati via MP (messaggio privato) alle ragazze
Liste entro il: 12-08-2011
Pagamento entro il: 18-08-2011
Ordine entro il: 21-08-2011


2.f In fine scrivere qualcosa per dare altri dettagli sull’ordine e inserire la propria lista nel modo corretto seguendo le istruzioni che trovi su “PARTECIPARE AD UN ORDINE COLLETTIVO”.
Nel dare maggiori informazioni non scrivere un poema e soprattutto badare che quello che si richiede alle iscritte non contravvenga al regolamento.
2.g Fatto ciò si attendono le liste.
Allo scadere del tempo massimo della consegna delle liste l’organizzatrice modificherà il titolo della discussione aggiungendo (CHIUSO) e scriverà un commento nella discussione avvisando che il tempo di consegna liste è scaduto.
Tutte le liste eventualmente pubblicate e/o modificate dopo la comunicazione di chiusura non saranno prese in considerazione. A questo punto si passa ai conti…



CHIUDERE UN ORDINE COLLETTIVO
3.a Alla chiusura dell'OC, si procede al controllo di tutte le liste verificando che i prezzi delle materie prime coincidano con quelli del sito, che i totali corrispondano e che i prodotti acquistati siano disponibili). In caso prodotti non più disponibili contattare l’utente e avvisarla. Sarà possibile procedere con la sostituzione di un altro prodotto o la semplice eliminazione.
3.b In caso di spese di spedizione adesso è il momento di dividerle equamente tra le partecipanti.
3.c Una volta controllato tutto scrivere un post nella discussione delle liste dove si elencano tutte le partecipanti, il loro totale, le spese aggiuntive (se ci sono) e il TOTALE da versare come nell’esempio:

Violetta € 35,00 + € 2,50= € 37,50
Sara21 € 12,00 + € 2,50= € 14,50 [Pagato]


Man mano che sarai pagata aggiungerai di fianco ad ogni nome la dicitura [Pagato] come nell'esempio.
3.d Questi conteggi devono essere fatti al massimo entro 2 giorni dalla chiusura delle liste.



PAGAMENTI
4.a E’ il momento dei pagamenti e bisogna mettere in condizione le partecipanti di versare i soldi secondo il metodo di pagamento scelto. Inviare via MP (messaggi privati) messi a disposizione dal Forum tutti i dati necessari.
Per la carta prepagata i dati da fornire obbligatoriamente alle partecipanti sono:

In caso di Postepay
Nome e Cognome intestatario carta
Numero carta
Codice Fiscale intestatario

In caso di Pypal
indirizzo mail al quale è collegato il conto
Nome e Cognome intestatario carta
Numero carta
Codice Fiscale intestatario

4.b Questi dati devono essere inviati al massimo entro 2 giorni dalla chiusura delle liste.
4.c Le partecipanti possono, se lo desiderano, richiedere il numero di telefono di chi organizza e chi l'organizzatrice è obbligata a comunicarlo. Il tutto via MP.
4.d Per rendere semplice il riconoscimento di chi paga è altamente consigliato farsi pagare la cifra ESATTA al centesimo. Se si possiede una carta della quale si possono visionare i movimenti online questa operazione sarà ulteriormente semplificata.



ACQUISTO E CONSEGNA
5.a Terminato il tempo per i pagamenti e controllato che tutte abbiano versato i soldi si può procedere con l’ordine sul sito, aspettare il pacco e procedere a smistare i prodotti e a dividere quelli presi in comune pesandoli con una bilancina di precisione.
In caso i pagamenti vengano ultimati prima della scadenza l'organizzatrice può decidere anche di anticipare l'acquisto.
5.b Per i prodotti che vanno divisi, sia liquidi che solidi, bisogna premunirsi di contenitori puliti e asciutti (a perdere!) dove metterli, ad esempio vecchi flaconi, bottigliette di vetro dei succhi di frutta (preferire quelli con il tappo a vite), bottiglie di birra (ricordatevi dei tappi in plastica ovviamente!!), bottiglie piccole d’acqua e bustine di plastica per alimenti.
Imballare tutto per bene affinché nulla si rompa o si strappi e procedere con la consegna.
5.c La consegna a mano, è meglio essere chiari, potrebbe avvenire anche in più riprese, perché non tutte le ragazze riuscirebbero ad essere libere lo stesso giorno quindi bisogna dare la massima disponibilità. Oppure accordarsi in anticipo e affidare i prodotti ad un'altra ragazza che si prenderà l'impegno di incontrare la ragazza che non potrà venire all'appuntamento.
5.d In caso di prodotti spediti alle partecipanti lontane bisognerà preparare un pacco. I costi della spedizione e dell'imballaggio sono totalmente a carico della partecipante all'OC.
E' necessario curare in modo particolare tutto l'imballaggio in modo che i prodotti, durante il viaggio, non subiscano danni. Quindi è buona cosa munirsi di uno scatolone di cartone ondulato, che è bello rigido e resistente (potete reperirlo facilmente da qualche vostra amica che ha un negozio o nei supermercati, dove sono lo scarto degli imballaggi dei detersivi, pasta, ecc) delle giuste dimensioni. Deve quindi poter contenere tutti i prodotti comodamente e avere abbastanza spazio per poter mettere anche qualcosa che eviti gli urti interni dei contenitori, come ad esempio fogli di giornale appallottolati o i chips che troviamo dentro i pacchi dei siti dove acquistiamo. Mai buttarli, tornano sempre utili!
Chiudere con abbondante nastro adesivo la base dello scatolone per rinforzarlo.
Assicurarsi che tutti i contenitori, sia quelli originali che quelli delle eventuali divisioni siano chiusi e procedere con il riempimento del pacco.
Chiudere bene la parte superiore sempre con abbondante nastro adesivo e incartare con un foglio di carta da pacchi (costa pochissimo).
Stampare poi l'indirizzo del destinatario bello in grande, il nostro e attaccarli in modo corretto sulla scatola con il nastro adesivo.
Infine scegliere sempre una tipologia di spedizione tracciabile, per poter sapere sempre dove si trova durante tutto il tragitto. Il codice in questione dovrete darlo anche alla proprietaria del pacco assieme al link ed eventualmente alle istruzioni per poter controllare.
Una volta affidato alle poste o ad un corriere chi ha spedito il pacco non ne è più responsabile in nessun modo, quindi in caso di furti, smarrimenti o danni la destinataria del pacco dovrà far valere i propri diritti nei confronti dei responsabili del servizio di spedizione, non dell'organizzatrice dell'ordine.



Se non sei sicura di poter rispettare anche una sola di queste regole NON PARTECIPARE ad ordini collettivi.

Se partecipi ad un ordine collettivo vuol dire che hai letto questa informativa e ne accetti i vantaggi e i rischi.
Gli ordini collettivi non formulati seguendo queste informazioni verranno bloccati e saranno sbloccati quando saranno in regola


L'Amministratrice ha la piena facoltà di modificare il regolamento in qualsiasi momento, nonché la libertà di intervenire in ogni OC (o qualsiasi altra discussione all'interno del Forum) e cambiare le regole, bloccare o cancellare senza darne motivazione alcuna.


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FAQ

Cosa serve per organizzare un Ordine Collettivo?
Bisogna disporre sicuramente di alcuni strumenti indispensabili che sono:
- Una carta Postepay. E' semplicissima da avere basta andare alle Poste e costa solo 5 Euro. E' consigliabile registrarla anche sul sito delle Poste Italiane così da poter controllare i pagamenti comodamente on-line.
- Una bilancina di precisione per pesare e dividere le materie prime
- Bustine, bottiglie e contenitori vari per le divisioni

Vorrei organizzare un ordine collettivo, devo chiedere il permesso a qualcuno?
No. Chiunque, perché in regola (vedi regolamento in alto) può organizzare un ordine collettivo.

Ma perché devono passare 2 mesi prima di poter organizzare un mio OC?
Perchè questo tempo è utile innanzitutto per te per:
- prendere dimestichezza col forum e le sue numerose funzioni
- iniziare ad avvicinarti al funzionamento degli OC partecipando ad uno o più collettivi.
- leggendo come le altre hanno aperto e gestito un OC puoi avere molte informazioni utili per poter aprire il tuo e far filare tutto liscio.

Non per ultimo per farti conoscere dalle altre iscritte al forum che devono potersi fidare di te visto che a te affideranno i loro soldi.

Posso organizzare un OC (ordine collettivo) mentre sto partecipando ad un altro organizzato da un'altra persona?
Sì.

Ho aperto il mio ordine collettivo ma è stato cancellato, perché?
E’ probabile che tu non abbia rispettato le regole per aprire un ordine collettivo, e comunque, prima di chiudere un ordine sicuramente una delle moderatrici o l’amministratrice ti ha informato del perché o sotto la discussione o via MP.

Ho aperto una proposta d’ordine, ma vorrei aprirne un'altra anche se gli ordini poi li gestirò uno uno alla volta, posso?
No, non è possibile.

Ho aperto una proposta d’ordine ma adesso non voglio/non posso aprire l’ordine, sono obbligata lo stesso?
No, non sei obbligata, e sarà sufficiente segnalarlo in un post nella proposta d’ordine.
La serietà comunque è essenziale e se l'impedimento succede una volta non è un problema, se si ripete allora potranno essere presi provvedimenti.

Ho aperto un ordine ma adesso non voglio/non posso aprire l’ordine, sono obbligata a portarlo a termine?
Sì, una volta aperto un ordine lo si porta alla conclusione. In caso di motivi seri contattare le moderatrici o l’amministratrice.

Nel mio ordine vorrebbe partecipare anche un’utente che in passato ha creato problemi con i pagamenti o altro, devo accettare per forza la sua lista?
No, la partecipazione è a discrezione dell’organizzatrice. Se non ti fidi di un’utente puoi rifiutare la sua lista dandone motivazione.

Ho un mio OC aperto, posso aprirne un'altro?
E' necessario portare a termine il primo prima di aprirne un secondo. Puoi però intanto aprire la proposta d'ordine, ma l'ordine vero e proprio dovrà partire solo dopo la consegna alle ragazze dei prodotti del primo OC.

Per motivi personali non riuscirò a rispettare scrupolosamente la data dell'ordine presso il sito, cosa devo fare?
Innanzitutto devi comunicarlo ad una delle moderatrici della sezione OC o l'amministratrice per avvisarle del problema (via MP), poi dovrai avvisare anche le partecipanti all'ordine scrivendo un post in modo chiaro nella sezione di appoggio al tuo OC, e in aggiunta se vuoi puoi mandare un MP. Assieme alla moderatrice poi si stabilirà una nuova data in cui farai l'ordine (comunque non oltre i 5 giorni). Se nessuno dei 5 giorni potrà essere effettuato l'acquisto dovrai rendere tutti i soldi a chi te li ha versati ricaricando ad ognuna il conto Poste Pay, oppure decidendo un modo alternativo di restituzione.

Né l’amministratrice né i moderatori si prendono la responsabilità degli eventi organizzati nel Forum. Dare fiducia o meno a una persona dipende solo da te quindi non si accettano reclami e non si fanno rimborsi.
Sono invece gradite le segnalazioni in positivo e in negativo in forma privata.


OGNI TIPO DI DISONESTA' DA QUESTE PARTI NON E' GRADITA. IN CASO DI FURTO DI SOLDI E/O MATERIE PRIME I TRASGRESSORI SARANNO SEGNALATI ALLE AUTORITÀ' COMPETENTI ED ESPULSI DAL FORUM IRREVOCABILMENTE.

Un ulteriore consiglio: se non hai mai organizzato un ordine collettivo o non sei ancora un'assidua frequentatrice del forum dai un'occhiata agli ordini collettivi già organizzati nella sezione "ORDINI COLLETTIVI". Ti sarà utile per capire "dal vero" il meccanismo e far filare tutto liscio.

Se hai dubbi o domande contatta l'amministratrice Amelia La Strega

_________________
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13/07/2011, 11:20
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